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办公环境

时间:2019-06-25 07:08:55 作者: 来源:本站 点击:次 【收藏到QQ书签

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  ,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合,从广义上来说,它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境;从狭义上说,办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境,它包括人文环境和自然环境。人文环境包括文化、教育、人际关系等因素。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。

  从总体上来看,办公环境是一个复杂的开放系统,为了更好地认识办公环境,可以对办公环境诸因素进行总体类型的划分。

  我们可以按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

  所谓社会环境是指一个国家内部的物质经济环境、政治法律环境和精神文化环境,同时包括这个国家的人口、民族、历史等因素。作为社会组织内部管理的组成部分.办公活动必然要从“环境”中得到任务和信息,然后再进行消化和加工,进而转化为服务于社会和组织的各种“产品”。如果把办公活动作为一个系统,它正是在这种输入、转换和输出的动态平衡中,使其自身在社会环境中不断生长和发展的,因此分析社会环境是研究办公环境的出发点。

  所谓职能环境,是指一个社会组织内部的机构设置、目标划分和运行情况,同时包括人际关系和工作方法等因素。办公室在履行自己的职能中必然要同组织中其他机构发生各种各样的联系,办公活动的正确履行不仅取决于其他机构的支持和配合,还取决于组织内部机构是否合理,各种制度是否完善,这些最终关系到组织内部管理的状况,而组织内部的管理状况又在一定程度上影响其社会地位。由此可见,职能环境是办公环境的核心内容。

  所谓工作环境,是指具体办公活动的场所及使用的设备等,同时包括从业人员的状况。无论各种社会组织的功能有多大差异,其办公活动都是由人员、设备和场地三大要素组成的,对于一般的“上班族”来说,每周几乎有40小时呆在办公室里,占据了工作相当大的部分,为了尽可能地减轻精神疲劳,获得较高的办公效率,就必须恰当地把涉及办公场地、设备、光线、颜色、声音和温度等环境因素,与对办公人员的心理影响结合起来,使其获得最佳的工作状态。

  此外,还要高度重视办公人员之间的互动,以及对其他工作环境的影响。这足以说明工作环境在办公环境中的基础地位。

  对于一个办公室人员来说,平常能够直接影响并在工作中加以选择、改进和优化的就是工作环境,随着自己在组织中地位和经验的不断积累,可能会对办公室的职能环境有一定的影响并加以改进和选择。通常来说,办公室面临的社会环境是难以进行影响和改进的。我们通常所说的办公环境的优化和改进,主要是针对工作环境而言

  随着社会的发展,人们对于办公环境的要求也越来越高,优良的办公环境能够提高办公效率,且有利于组织的沟通和员工的身体健康。办公环境包括工作区的空间、温度、采光、通风、吸音设施和条件等,还包括办公室墙壁、门窗装修和装饰的样式、色彩,办公桌椅、柜架的样式和摆放方式以及各种办公设备、办公用品耗材和饮水设备的摆放方式等。一般来说,构成健康安全的办公环境的基本要素有:1.空气。办公室内要有良好的通风条件,室内的通风和良好的空气条件能够提高工作的效率。

  2.光线。办公室的光线应充足,局部照明要达到要求,可采取人工光或人工光与自然光结合等方式。

  4.空间。办公区建筑必须坚固安全,办公设备的摆放应整齐,布局要合理,办公室空间及座位空间要适当,座位间要留有通道,在通道的拐角处要注意桌椅、设备的摆放的安全。

  办公室人员要用心维护办公室环境,应每天在上下班的时候检查一下:工作场所的温度是否达到了要求;门窗是否严密安全;照明是否满足工作的必需;噪音干扰、空气污染是否超标;办公家具和设备是否够用等等。

  在通常情况下,各类组织在设计和组织办公区和办公环境时,需围绕建筑原有的条件,做到基本不改变原有的固定设施,并要充分考虑单位的性质、经营状况和实际需要。

  办公场所开放式布局的概念始于德国,是指按照工作职能、业务活动和技术分工来确定组织员工的工作部门和工作团队、小组的区划布局,又称之为灵活布局。开放式布局又可分为全开放式办公室和半开放式办公室。全开放式办公室是指一个完全敞开的大空间,没有任何隔板,整个办公室空间一览无余,可以在办公室的任何一个角度看到每位员工的座位。半开放式办公室一般是用高低不等的软包装隔板区分开不同的工作部门,因为隔板通常只有齐胸高,因此,当人们站起身来时,仍然可以看到其他部门员工的座位。开放式办公室内的每个办公位置通常包括办公桌椅、电脑、电话、文件柜档案柜和办公文具等设备和用具。所有单个工作位置的组合主要是按工作运转流程和信息的流程来安排的,而每位员工的工作位置是由分配的任务决定的。

  开放式办公室的工作空间通常是由可移动的物件来确定的,因而工作位置可以根据需要移动、变化。这种设计为组织降低了成本,提高了工作效率。具体而言,开放式办公室的主要优点有:(1)降低建筑成本和能源成本。开放式设计提供了较大的灵活性,减少了照明等能源成本的损耗。

  (3)减少了交流的心理障碍,易于沟通,开放式的设计,管理者有更多的机会和员工接触,便于加深与员工的交流。

  (4)更易于管理者对员工进行监督和指导。拆掉了墙壁,管理者能更直接地观察员工的行为,了解他们的工作状况。

  开放式办公室也有它的不足:(1)缺少单独办公的机会。一些管理层的人员抱怨开放式办公室剥夺了他们单独办公的权利,感到降低了自己身份和地位。

  (2)难于集中工作的注意力。部分员工感到在一个很大的办公区域里跟许多人一起工作,容易分散注意力,或感到自己的一举一动都在别人的监控之下,从而产生不适感。

  (3)办公区域噪音太大。开放式设计会使隔壁工作人员的谈话声、电话铃声、办公设备的嘈杂声不绝于耳。

  (4)难于保密。开放式办公设计不宜于会计和法律等部门进行有效的工作,因为这些部门需要高度保密。

  封闭式办公室又称为传统式办公室,是指用墙壁将办公空间分隔成若于有门、窗的独立房间的办公室布局。每个房间都有一人或多人办公,一般是按照工作任务或职能分工划分办公室。每个办公室配有办公桌椅、电脑、传真机、文件柜、书架、绿色植物、饮水机等。封闭式办公室至今仍然是一些单位办公场所主要采用的设计方式。

  作为传统的办公室形式,它有着自己的优势:(1)可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求,比较安全。

  (2)易于员工集中精力,避免受到外界干扰,加强了办公室内部的沟通,适合于从事专业性强、分工细致的工作。

  优化办公室环境是提高工作效率的前提,方便、和谐、安全、舒适的办公环境需要靠办公室人员的参与来实现,因为良好的办公环境离不开精心地设计和组织。设计和组织办公环境,需(1)本组织的规模和员工人数。

  (3)组织经营的性质和内容,业务部门的职能特点。与公众接触频繁的部门应位于离大门近的地方,例如采购部门、人力资源管理部门等;公关部门也需经常与外界接触,可安排在离接待区较近的地方。

  (4)确保组织部门之间的联系.科学有效地设计工作流程。业务关联较紧密的部门的位置应尽量临近,以避免衔接出问题,或者重复颠倒,使得员工在工作和文件的流动中来回奔波。

  由此可见,办公室人员要帮助上司制定一个合适的办公布局方案,就需先认真了解各种布局类型办公室的特点,并要结合本组织的规模、人数、结构、经营特点和工作情况进行设计。

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